Polityka Prywatności Vaibro

Niniejsza polityka prywatności została przyjęta w przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej nr L 119/1 z 4.5.2016; dalej: RODO). Celem polityki jest w szczególności wykonanie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO.

 

1.     Definicje

W treści niniejszej polityki posługujemy się poniższymi zwrotami:

    1)         System Vaibro – system zarządzania pracą oraz projektami, udostępniany Klientowi na podstawie Umowy Subskrypcji, obejmujący w szczególności (i.) Vaibro WebbApp, (ii.) Chmura Vaibro, (iii.) Dysk Vaibro, (iv.) VaibroCal.

    2)         Serwis – witryna internetowa Usługodawcy – Vaibro WebbApp, działająca pod adresem https://app.vaibro.ai prowadzona przez Usługodawcę, za pośrednictwem której Usługodawca udostępnia moduły Systemu Vaibro. Częścią Serwisu jest interfejs użytkownika, umożliwiający Klientom logowanie w Serwisie oraz korzystanie z funkcjonalności systemu.

    3)         Aplikacja mobilna – aplikacja mobilna (Vaibro mobileapp), udostępniająca możliwość założenia Konta, dostępna za pośrednictwem platform świadczących usługi pośrednictwa internetowego, oraz za pośrednictwem Serwisu.

    4)         Chmura VAIBRO – oprogramowanie VAIBRO uruchomione na serwerach fizycznych oraz zarządzające chmurą, w obrębie której Klient dokonuje zapisu swoich danych, umożliwiające korzystanie z modułu Vaibro, VaibroCal oraz Dysku Vaibro.

    5)         My, VAIBRO, Administrator - spółka VAIBRO.AI prosta spółka akcyjna z siedzibą w Radlinie, pod adresem ul. Rybnicka 64 (44-310 Radlin), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0001060094, NIP: 9542860614, REGON: 52647081000000, posiadająca kapitał akcyjny w wysokości: 9.699.713,00 zł, adres e – mail: office@vaibro.ai.

    6)         Organizacja – zbiór kont o różnym stopniu uprawnień jaką zarządza Użytkownik – Właściciel Organizacji, jaki może nadawać pozostałym Użytkownikom uprawnienia w ramach organizacji.

    7)         Ty, Pan, Pani, Państwo, Klient, Użytkownik – osoby, których dane osobowe są przetwarzane przez VAIBRO w związku z korzystaniem z Systemu Vaibro, Serwisu oraz Aplikacji mobilnej.

 

2.     Kim jest administrator danych?

Administrator danych to osoba ustalająca cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Administratorem Państwa danych osobowych jest VAIBRO. 

 

3.     Czyje dane osobowe przetwarzamy?

W związku z prowadzoną działalnością, przetwarzamy w szczególności dane osobowe użytkowników, pracowników i współpracowników użytkowników Systemu Vaibro. Zakres przetwarzanych danych każdorazowo jest adekwatny do celów przetwarzania.

 

4.     Jakie dane gromadzimy, a także w jakim celu je wykorzystujemy?

Zakres Państwa danych, jakie gromadzimy oraz cele ich przetwarzania uzależnione są od wykorzystywanych funkcjonalności: i. Systemu Vaibro lub ii. Aplikacji mobilnej, i tak:

 

4.1.  Korzystanie z Serwisu oraz Systemu Vaibro

      I.         Jakie dane gromadzimy?

Dane zapisywane w obrębie Systemu, przypisane do Konta Użytkownika. Dane te obejmują:

a)    Imię, nazwisko, numer telefonu, adres mailowy, zarówno Użytkownika jak i jego pracowników, współpracowników, zleceniobiorców oraz osób współpracujących z Użytkownikiem na podstawie innych umów cywilnoprawnych

b)    Dane jakie zawierają dokumenty udostępnione na Dysku Vaibro,

     II.         W jakim celu przetwarzamy dane?

Na potrzeby udostępnienia funkcjonalności Systemu Vaibro.

   III.         Czy musisz podawać nam swoje dane?

Podanie danych jest dobrowolne, z zastrzeżeniem że warunkuje możliwość wykonania umowy oraz prawidłowego korzystania z Systemu Vaibro.

   IV.         Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

W oparciu o:

a)    zawartą umowę, której przedmiot stanowi usługa świadczona drogą elektroniczną w postaci udostępnienia Systemu Vaibro (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz,

b)    nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – polegający na zagwarantowaniu prawidłowego działania Systemu Vaibro.

    V.         Komu możemy udostępniać Twoje dane?

Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim wyłącznie w przypadku, gdy będziemy do tego zobowiązani lub uprawnieni na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami danych mogą być zwłaszcza:

a)    osoby obsługujące naszą infrastrukturę lub systemy informatyczne,

b)    osoby zapewniające hosting danych,

c)     podwykonawcy uczestniczący w realizacji zawartych z Tobą umów.

   VI.         Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

Przez czas niezbędny do wykonania zawartych umów lub przez czas trwania naszego prawnie uzasadnionego interesu w przetwarzaniu danych.

 

Pamiętaj, że w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes – masz możliwość zgłoszenia sprzeciwu względem dalszego przetwarzania danych, zgodnie z pkt. 8 poniżej

 

4.2.  Aplikcja mobilna

      I.         Jakie dane gromadzimy?

Imię, nazwisko, numer telefonu, adres mailowy.

     II.         W jakim celu przetwarzamy dane?

Dla celów udostępnienia funkcjonalności Aplikacji mobilnej oraz Systemu Vaibro.

 

   III.         Czy musisz podawać nam swoje dane?

Podanie danych jest dobrowolne z zastrzeżeniem, że warunkuje możliwość świadczenia usług za pośrednictwem Aplikacji mobilnej.

   IV.         Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

W oparciu o zawartą z Administratorem Umowę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

    V.         Komu możemy udostępniać Twoje dane?

Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim wyłącznie w przypadku, gdy będziemy do tego zobowiązani lub uprawnieni na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami danych mogą być zwłaszcza:

a)    Pracownicy, współpracownicy, zleceniobiorcy Vaibro oraz osoby obsługujące naszą infrastrukturę lub systemy informatyczne,

b)    osoby zapewniające hosting danych,

   VI.         Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

Dane są usuwane z chwilą zakończenia Umowy z VAIBRO. Jednakże mogą być one przechowywane dłużej w zakresie w jakim będą one konieczne, dla:

a)    wypełnienia przez VAIBRO obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów, w tym zwłaszcza z zakresu prawa cywilnego, podatkowego lub rachunkowości (w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres przewidziany w owych przepisach  (zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło zdarzenie w związku z którym dane zebrano). 

b)    realizacji prawnie uzasadnionego interesu VAIBRO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na:

(i.)   prowadzeniu korespondencji z klientami, w tym także po zakończeniu umowy,

(ii.)  dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami kontrahenta,

- przez okres utrzymywania się danego interesu, przy czym nie dłużej niż 3 lata od zakończenia współpracy.

4.3.  Rejestracja Konta w Systemie Vaibro

      I.         Jakie dane gromadzimy?

Dane niezbędne do rejestracji Konta Użytkownika w Systemie Vaibro, w tym: imię i nazwisko, adres, adres poczty elektronicznej, login, hasło, oraz w przypadku przedsiębiorców: NIP oraz nazwa firmy.

     II.         W jakim celu przetwarzamy dane?

W celu:

a)    wykonania umowy o świadczenie usługi elektronicznej – w postaci rejestracji Konta Użytkownika w Systemie Vaibro,

b)    udostępnienia funkcjonalności Systemu Vaibro,

c)     prowadzeniu korespondencji za pomocą wszelkich znanych technologii, w tym: poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej (email) lub innych metod komunikacji (np. komunikatorów internetowych itd.).

d)    tworzenia zestawień, analiz i statystyk – co obejmuje zwłaszcza badania marketingowe, analizy danych handlowych, planowanie rozwoju usług itd.

e)    dochodzenia roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami.

   III.         Czy musisz podawać nam swoje dane?

Podanie danych jest dobrowolne z zastrzeżeniem, że warunkuje możliwość rejestracji Konta Użytkownika i korzystanie z powiązanych funkcjonalności Systemu Vaibro.

   IV.         Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

W oparciu o:

a)    zawarte umowy, których przedmiot stanowi prowadzenie Konta Użytkownika, a także świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

b)    powszechnie obowiązujące przepisy, które nakładają na nas obowiązki prawne, dla realizacji których konieczne jest przetwarzanie danych - w szczególności w zakresie prawa podatkowego oraz przepisów o rachunkowości lub archiwizacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

c)    nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – polegający na możliwości podejmowania działań wskazanych w pkt. II lit. c-g powyżej.

    V.         Komu możemy udostępniać Twoje dane?

Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim wyłącznie w przypadku, gdy będziemy do tego zobowiązani lub uprawnieni na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami danych mogą być zwłaszcza:

a)    osoby obsługujące naszą infrastrukturę lub systemy informatyczne,

b)    osoby zapewniające hosting danych,

c)    podwykonawcy, za pomocą których możemy realizować zamówienia,

d)    osoby świadczące na naszą rzecz usługi audytorskie lub doradcze – np. w zakresie pomocy prawnej, podatkowej lub rachunkowej,

e)    nabywcy wierzytelności – w przypadku, gdy zdecydujemy się na dokonanie zbycia takich wierzytelności, w szczególności z uwagi na istnienie znacznych zaległości płatniczych.

   VI.         Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

Zależnie od podstawy przetwarzania – będzie to:

a)    czas trwania umowy o subskrypcję, a także przedawnienia związanych z tym roszczeń,

b)    czas trwania obowiązków prawnych, z których wynika konieczność przetwarzania Twoich danych,

c)    czas istnienia naszego prawnie uzasadnionego interesu w przetwarzaniu danych.

Pamiętaj, że w przypadku gdy podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes – masz możliwość zgłoszenia sprzeciwu względem dalszego przetwarzania danych, zgodnie z pkt. 8 poniżej

 

5.     Czy dane mogą być przetwarzane w procesach obejmujących zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie „kwalifikowane”?

Obecnie nie stosujemy żadnych operacji, w ramach których dochodziłoby do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących po stronie ich adresatów skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających. W przypadku wdrożenia w przyszłości takich operacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych – zapewnimy ich zgodność ze właściwymi przepisami, w tym art. 22 RODO.

 

6.     Czy Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy. W takim wypadku, dane będą zabezpieczone w sposób wymagany przez powszechnie obowiązujące przepisy, w szczególności poprzez zastosowanie tzw. standardowych klauzul umownych (SCC).

 

7.     Czy dane mogą być przetwarzane w procesach obejmujących zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie „kwalifikowane”?

Obecnie nie stosujemy żadnych operacji, w ramach których dochodziłoby do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących po stronie ich adresatów skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających. W przypadku wdrożenia w przyszłości takich operacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych – zapewnimy ich zgodność ze właściwymi przepisami, w tym art. 22 RODO.

 

8.     Jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem danych?

Możesz wystąpić do nas w szczególności z wnioskiem o:

1)    dostęp do przetwarzanych przez nas danych (w tym: informację o przetwarzaniu przez nas danych lub przekazanie kopii danych),

2)    sprostowanie (poprawienie) danych,

3)    ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych),

4)    usunięcie danych (“prawo do bycia zapomnianym”),

5)    przeniesienie danych do innego administratora.

Powyższe wnioski mogą być wysyłane w szczególności w sposób określony w pkt. 11 poniżej – i będą rozpatrywane zgodnie z właściwymi przepisami, w tym art. 15-20 RODO.

 

9.     Prawo sprzeciwu

Niezależnie od powyższego, masz prawo do wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania Twoich danych, które realizowane jest w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes. W takim wypadku:

1)    jeżeli dane osobowe są przetwarzane na cele marketingu – niezwłocznie zaprzestaniemy takiego przetwarzania.

2)    jeżeli podstawą przetwarzania danych jest interes innego rodzaju – zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy: a) że wspomniany interes jest nadrzędny wobec Twoich interesów, praw i wolności lub też b) istnieje podstawa do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Prawo sprzeciwu może być realizowane w szczególności poprzez wysyłkę stosownego oświadczenia w sposób określony w pkt. 11 poniżej.

 

10.  Skarga do organu nadzorczego

W przypadku gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza obowiązujące przepisy - masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe PUODO dostępne są w szczególności na witrynie https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.

 

 

11.  Miejsce publikacji oraz aktualizacje polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może od czasu do czasu podlegać zmianom. Aktualna wersja polityki będzie każdorazowo dostępna przez cały czas w ramach Systemu Vaibro lub Aplikacji mobilnej.

 

12.  Funkcje AI w Systemie Vaibro

12.1   System Vaibro umożliwia Użytkownikowi skorzystanie z funkcji wykorzystujących systemy AI - ChatGPT i inne usługi OpenAI oraz Gemini AI. Użytkownik może wyrazić zgodę na korzystanie ze wskazanych funkcji oraz przekazanie danych osobowych, które Użytkownik będzie wprowadzał za pośrednictwem Systemu Vaibro do następujących podmiotów trzecich:

a.     Google Ireland Limited – spółkę zarejestrowaną i działająca zgodnie z prawem Irlandii (Numer rejestrowy: 368047), pod adresem: Gordon House, Barrow Street Dublin 4 (Irlandia),

b.     OpenAI Ireland Ltd - spółkę zarejestrowaną i działającą zgodnie z prawem Republiki Irlandii (Numer rejestrowy: 737350), pod adresem: 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, (Irlandia).

 

12.2   Udostępnienie przez Użytkownika danych osobowych oraz korzystanie z funkcji systemu AI jest dobrowolne, jednakże warunkuje skorzystanie z pełni funkcjonalności Systemu Vaibro. Użytkownik może wyrazić zgodę na wskazane przetwarzanie za pośrednictwem Aplikacji mobilnej lub za pośrednictwem odpowiedniej funkcji Konta w Serwisie.

 

12.3   W ramach funkcji dyktowania zdań rozpoznawanych przez system AI do wskazanych powyżej podmiotów trzecich przekazywane są dane, które do Systemu Vaibro wprowadza Użytkownik. Przykładowy katalog danych osobowych jakie zostaną przekazane do systemu AI obejmuje:

 

Dane przekazane do systemu AI	Cel wykorzystania przekazanych do systemu AI
·       Imię, ·       Nazwisko, ·       Adres, ·       Adres mailowy, ·       Dane kontrahenta (NIP, REGON, firma, imię, nazwisko), ·       Dane pracownika (imię, nazwisko), ·       Inne dane osobowe wprowadzone do Systemu Vaibro przez Użytkownika.	Udostępnienie użytkownikowi funkcji dyktowania oraz tworzenia nagrań, które następnie są zapisywane jako polecenie w Organizacji Klienta.   Funkcja AI umożliwia dyktowanie zadań rozpoznawanych przez system AI. Usługodawca zapewnia Użytkownikowi możliwość wykorzystania nagrania, celem konwersji polecenia na tekst.

 

12.4   W ramach zapewnianych funkcji dane osobowe wprowadzane przez Państwa są przekazywane do podmiotów trzecich wskazanych powyżej w pkt 12.1. Zasady postępowania z danymi osobowymi przez określone powyżej podmioty określają następujące dokumenty:

a.     dla Google Irleand Limited: Polityka Prywatności Google: https://policies.google.com/privacy,

b.     OpenAI Irleand Ltd: Dodatek OpenAI dotyczący przetwarzania danych osobowych: https://openai.com/pl-PL/policies/data-processing-addendum/ oraz Zasady prywatności w Europie: https://openai.com/pl-PL/policies/privacy-policy/.

 

13.  Jak można się z nami skontaktować?

 

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących sposobu wykorzystania przez nas Państwa danych osobowych, można się z nami skontaktować telefonicznie, pocztą elektroniczną lub listownie pod następującymi numerami i adresami:

 

VAIBRO.AI prosta spółka akcyjna

Rybnicka 64

44-310 Radlin

- z dopiskiem: „ochrona danych osobowych”

e-mail: iodo@vaibro.ai